Systemy kasowe składają się zawsze z urządzeń, które umożliwiają szybki wydruk paragonów i faktur. Są to zarówno tradycyjne kasy fiskalne, jak również i nieco nowocześniejsze od nich drukarki. Oba urządzenia na pierwszy rzut oka praktycznie w ogóle się od siebie nie różnią. Oba przeznaczone są bowiem do ewidencjonowania przychodów firmy. W rzeczywistości sytuacja wygląda jednak tak, że kasa nigdy nie zastąpi drukarki, podczas gdy drukarka będzie w stanie odegrać rolę kasy. Warto na pewno nieco lepiej poznać się z tymi dwoma urządzeniami. Trzeba to zrobić jeszcze przed wybraniem się na firmowe zakupy.
Podstawowa różnica występująca między tymi dwoma produktami tyczy się ich sposobu działania. Pod tym względem kasę fiskalną można uznać za nieco atrakcyjniejszy typ urządzenia. Potrafi ona bowiem działać zupełnie samodzielnie. To oznacza, że nie trzeba jej do niczego podłączać. Można po prostu ustawić ją na ladzie czy biurku, aby bezpośrednio z tego miejsca wystawiać paragony czy faktury. Niektóre kasy mają też typowo mobilne konstrukcje, dzięki czemu bez problemu można je przenosić z miejsca na miejsce, by skorzystać z nich tam, gdzie akurat się pracuje.
Nieco inaczej działają z kolei drukarki fiskalne. One nie są bowiem przystosowane do zupełnie samodzielnej pracy. Chcąc wydrukować z ich pomocą jakiś paragon czy fakturę, trzeba wcześniej zgrać je z oprogramowaniem, instalując dopasowany do nich program na komputerze lub tablecie. Każda drukarka wymaga więc integracji z kolejnym sprzętem. Żadna nie jest w stanie działać zupełnie samodzielnie, jak to robi kasa fiskalna. Jest to jeden z poważniejszych minusów drukarek. Prawdopodobnie nie przypadnie ona gustu osobom, które lubią mieć zawsze wszystko pod ręką i chcą w prosty i błyskawiczny sposób zajmować się sprawami związanymi z ewidencją przychodów firmy.
Ale jednak czasami to wielkość i charakter przedsiębiorstwa sam podpowiada, po jaki typ sprzętu należałoby sięgnąć. Tak jak i drukarki nie sprawdzą się wszędzie, tak i kasy nie będą dobrym wyborem dla każdej firmy. Sprzęt musi być dostosowany do indywidualnych potrzeb danego przedsiębiorstwa. Jeżeli więc jego zakres działalności ogranicza się do świadczenia kilku podstawowych usług, najprawdopodobniej w takim biznesie zupełnie wystarczająca okaże się kasa fiskalna. Zawsze można będzie zabrać ją bezpośrednio do klienta, aby w dowolnym miejscu i w dowolnej chwili wystawić dla niego paragon czy fakturę. Z kolei drukarki potrzebne są tam, gdzie sprzedaje się olbrzymie ilości zróżnicowanych produktów. Korzystają z nich wszystkie hipermarkety i wszystkie większe sklepy. One też na ogół używają zarówno drukarek, jak i tradycyjnych kas.
Istnieje natomiast pewna grupa urządzeń, których potrzebuje dosłownie każda firma, niezależnie od jej charakteru działalności czy wielkości. Co to takiego? Oczywiście terminale płatnicze. Dziś klienci chcą mieć do nich otwarty i bezproblemowy dostęp, bo też większość z nich płaci za zakupy i usługi elektronicznie bądź kartami płatniczymi, rezygnując z używania tradycyjnej gotówki.